Takaです。
なんだか同じようなタイトルになっちゃいましたが、ほんとにそう思いました。
の記事に続いてこちら
「タスク管理超入門」のご紹介。
- 「行動管理とか時間管理なんてめんどう」とか
- 「なんだかいっつも時間が足りなくなる」とか
- 「計画を立てても思い通りにいかない」とか
言ってても、言ってなくてもおすすめしたい。
タスク管理っていうとなんだか難しい気がしますが、そもそも生活を簡単にするツール。
この本ならほんわかした絵柄に癒されつつ、タスク管理の常識がスイスイ入ってきます。
あ～、マンガって最高～♪
タスク管理超入門
タスク管理の手順
例によって主人公はジュン。
今回はその奥さんと2人の娘さんの物語。
冒頭の
「最初から分類しようとしないことが大切だよ。」
というセリフにハッとします。
分類ばっかに気を取られて疲れてしまう自分がいたから。
ジュンが
「ToDoリストとタスク管理ってちょっと違うのかな？」
っていうところ、わかるわ～。
１．タスクを集める
タスク管理をおもちゃの方付けに例えるのが、めちゃくちゃ府に落ちます。
「手が止まるから最初から分類しない」わかっちゃいるけど・・・やっちゃいます。
ぼくは思い出グッズを見つけると、その日一日が終了します。
え？
ﾋｨｰ(((ﾟДﾟ))) ひいいいいいい、もうこんな時間～～？？
２．タスクを処理する
これまた、料理のたとえが腑に落ちる～。
いきなり料理を完成させるのはムリ。
下準備が大切ですよね。
〇やらないことは消す
〇こまかく砕く
大きなタスクは抽象的になりやすいので、行動できるレベルに落とし込むってことですね。
ああ、、そういうでかいタスクを「プロジェクト」って言うのね。。今更だけど。
〇すぐやれることはすぐやる
〇どれくらいで終わるか明確にすると、やる気が出る
「やる気クエスト」Vol.１ですね
〇ほかのひとに任せる
これは管理者必須のスキルですが
ちゃんと面倒見ないとダメってのがよくわかります。ｗ
〇カレンダーに書く
日付を書かないと目に入るたびに「このタスクはいつすればいいか」と悩む。
そうですよね。
３．タスクを整理する
〇タスク管理ツールをつかう
ここで紹介されているタスク管理ツールは３つ
Nozbe
Nozbe: to-do、タスク、プロジェクトと時間管理アプリ
Toodledo
Toodledo » Tasks, Notes, Habits, Lists & To-Dos. Get organized
TaskChute
ぼくはExcelを持っていないので、TaskChuteは使えません。
なので、Toodledoかなあ～。
〇繰り返すものを考える
繰り返すタスク管理に便利なものが紹介されています。
これが幼稚園児でもタスク管理ができるアイテムですね～。
持ち運べるホワイトボードです。
半透明シートが付属しているので、下のボードにタスクを記入し、
上の半透明シートにチェックリストを書けば繰り返しのタスク管理にぴったり。
8ページあるので会議やプレゼンにも重宝しそうです。
それにしても、ジュンが奥さんに言ってるセリフ
「電気消し忘れてるの誰かしら？」
「資源ゴミまとめるの忘れて～」
とか、
デジャヴなんですが。。。
〇リストはふたつ作る
要は「なにもかもリスト」とそこから抽出した「今日やること」リストです。
ぼくは「今日やることリスト」は紙派ですね。
〇どんな時にやるか考える
このコンテキスト（状況・背景情報）って考え方はなかったな～。
考えてみれば基本、職場では職場の事、家では家のことしかできないわけで。
「そりゃそうだ」ってことなんですけど、タスク管理に情報を入れてなくて煩雑な人多いと思います。
その場で判断できるっちゃーできますが、思考の流れを遮るには十分ですよね。
〇時間帯で区切る
時間帯で生活パターンを考えると、おのずとその時間帯に適したタスクが実行できるようになるってことですね。
あんまり時間管理って言葉は好きではない・・・ってうか、
ぼくの場合毎日の仕事がお天気に左右されるので、あんまり細かく設定できません。
〇しぼりこんで並びかえる
でも、８２ページに出てくるジュンのお子さん「ちょら」ちゃんのリストくらいには管理できるかも。
〇月〇日（げつようび）
( ^^) あさおきたらやること
□ トイレ
□ ごはん
□ はみがき
□ 着替え
(´・ω・`)かえってきたらやること
□ てあらい、うがい
□ にもつをだす
・・・
こんなかんじ。
オレにもできるかもしれない！！
〇ちがいに気づく
「ここまでやって、はじめてタスクが実行できる・・・」
とじゅんがつぶやきますが。
「ここまでやらなあかんのか・・・」
＿|￣|○ｶﾞｯｸｼ...とつぶやきました。
４．タスクを実行する
〇書いてあるから分かる
〇自分ではなくまわりを変える
環境作りですね。
そうしなければならない環境をつくるというと難しそうですけど、
マンガで見るとできそうです。
〇思い出させる
リマインダーの設定・・・ぼくは今、あまり活用できてないですね～。
今どきはどんなスマホにもついているので、時間になると知らせてくれるのはもちろん、場所に到着すると知らせてくれたりするんですが。。
もっと活用しようと思います。
〇はじまりとおわりを決める
そうか！
夏休みの宿題が終わらないのは「いつまでにやるか？」だけを考えていたからなんだな～。
気づくのが40年遅かったな～。
〇いれものではなく中身を変える
またまたお方付けの例ですが、中身に合わせて収納場所を増やしていたらキリがない・・・
増やせたらまだいいけど、時間はみんなに平等。
自分の持ち時間に合わせてタスクを変えないとね。
〇時間を見積もる
家計簿とタスク管理の対比が描かれているんですが、、、
これも考えたことなかったな～。
予算をオーバーしたら買い物できないのはあたりまえ。
時間をオーバーしたらタスクがこなせないのもあたりまえ。
時間って「気合い入れたらなんとかなるんじゃね？」って思いがちだけど、常にそんなわけにいかないもんね。
ちゃんと見積もらないと。。
〇天引きする
やりたいことをする時間を最初から確保しておく。
・・・
ぼくも何度考えたことか・・・。
でも、夜のテンションによって朝の起きる時間が・・・。
それではイカンということですね。
〇余裕をまとめていれる
「予定外」はいつどの瞬間に起こるかわからないので余裕をもった予定にしたい。
でも、一つ一つのタスクの見積もり時間に余裕を持たせると、結局間延びした作業で時間を使い切ってしまう。
だったら、どこかにまとめてなんにでも使える時間を確保しておくということです。
５．タスクを記録する
〇とにかく記録する
とりあえず作業した記録を残しておけば、それが次回からのタスクリストになる。
それから、モチベーションを保つ効果もある。
〇時間をはかる
タスクを完了できる「見積もり時間」ってのは往々にして理想の時間だったりするので、実際にかかる時間と大きくかけ離れている場合があります。
適宜修正ですね。
〇記録ツールをつかう
紹介されているのは次の３つ。
TaskChute
iライフログ
Toggl
Toggl - Free Time Tracking Software
これまたぼくはExcelを持ってないので・・・togglかな～。
〇記録を読みかえす
タスク管理をどんどんメンテナンスすることで時間のつかいかたがうまくなるってもの。
ただ、思ってるだけではメンテナンスはしなくなると思うので、タスクに入れてしまったほうがいいです。
〇繰り返せるようにする
今度は料理をたとえにして、ジュンはこう言います。
「そう、タスク管理とはつまり・・・仕事や生活のレシピを作ることなのです！」
と、どや顔でｗ
６．タスクを活かす
まとめの章です。
〇記録を役立てる
記録を残すと根拠のあるデータが残る。
自分にも他人にも説得力のあるデータが蓄積できるわけですね。
〇時間の使いかたをしる
自分が何に時間を使っているのか客観的に知るのは、自分にとってなにが大切なことなのか知る手掛かりになると思います。
ジュンは「7つの習慣」に出てくる「時間管理マトリックス」を使って、自分はどの領域に時間を使っているのがを知ることが大切だと教えてくれます。
〇いろんな記録をのこす
ライフログという考え方が流行りましたが、今やっと
自分の人生を知る試みなんだとわかりました。
小さいころから時間やお金の管理を身に着けると、生きるのがうまくなるわけですね～。
自分探しをしなくていいから。
〇あしたをたのしくする
タスク管理によって幸せな日々を満喫するジュン一家。
次はあなたの番です！
的な。
え～、まあ、この話って結局
奥さんは強い
っていう話です。
「タスク管理超入門」まとめ
すべてのタスクをInboxに集める
- やらないことを消す
- タスクを実行レベルにまで小さくする
- 今できることは終わらせる
- 人に任せるものは任せる
- タスクの終了時間をはっきりさせる
- 時間帯で分ける
- 時間を見積もる
- ならべ変える
- 繰り返すものを設定する
- リマインダーを設定する
- 環境を変える
- 今日やることを選ぶ
- 自分の時間は確保しておく
- 始まりと終わりの時間を決める
- 時間をはかる
PDCA(Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善））
をぐるぐる回す。(@_@)
まずは何もかも書き出すところからですね～～～～～。